Oggi la funzione Finance misura la propria efficienza non solo sulle tradizionali attività di back-office, ma sempre più su quelle strategiche. Le informazioni vengono trasformate, analizzate e distribuite a chi deve prendere le decisioni, e il loro valore cresce se arrivano alla persona giusta nel momento giusto. Da sempre centro di raccolta ed analisi, la funzione Finance deve rispondere accelerando i flussi e reagendo velocemente, assicurando l’integrità dei dati, la loro sicurezza e la correttezza dei processi.
Il sistema, sempre aggiornato con la normativa fiscale e civile, raccoglie dati e cambiamenti in ogni ambito:
- Contabilità
Permette di accelerare la gestione e l'adempimento civilistico-fiscale.
Comprende una vasta gamma di funzioni per contabilità generale, contabilità clienti, contabilità fornitori e IVA, anche per scambi intracomunitari. È possibile ottenere il controvalore di tutte le registrazioni in divisa estera e di conto; sono disponibili funzioni di analisi in seconda divisa di conto e in divisa di movimentazione. Clienti e Fornitori sono gestiti a partite aperte, ma sono anche consultabili a ripresa di saldo. Le registrazioni possono essere gestite per unità organizzativa (divisione, filiale, eccetera) con ampia flessibilità: dalla divisione solo su Clienti e/o Fornitori, fino a una gestione completa con chiusura di esercizio - e quindi saldo iniziale - per divisione.
- Cespiti
Rende più facili e veloci gestione e controllo degli ammortamenti nel rispetto delle normative previste da Codice Civile e Testo Unico delle Imposte sui Redditi.
Permette di determinare i costi reali dei cespiti calcolati sul loro valore gestionale (assicurativo, di sostituzione, etc.). Consente una definizione anagrafica da un massimo dettaglio (cespite singolo) ad aggregazioni, con criteri di interrogazione, totalizzazione, condivisione di dati contabili ed elaborazioni di massa. I beni possono essere classificati non solo in ottica fiscale ma anche gestionale, tracciando il settore o il reparto aziendale che li utilizza. È inoltre possibile gestire uno o più tipi di ammortamento: civilistico, a fini fiscali, gestionale e altri.
- Ritenuta
Consente di espletare gli adempimenti fiscali previsti per i sostituti d'imposta che corrispondano compensi soggetti a ritenuta da lavoro autonomo e da intermediazione.
Oltre ai dati anagrafico/fiscali dei percipienti, vengono gestiti anche dati relativi ai compensi soggetti a ritenuta e all'analisi della scheda percipiente. È possibile generare e gestire distinte di versamento, certificazioni annuali, dati per la corretta compilazione ai fini del Mod.770 e dell'eventuale dichiarazione integrativa, nonché predisporre i file per una trasmissione ai prodotti di gestione del 770.
- Crediti
Permette di seguire i clienti morosi e di difficile esigibilità, utilizzando informazioni sull'affidabilità del debitore e rendendo disponibili altri dati relativi al cliente stesso e alle diverse unità organizzative. Ideata per supportare le attività di gestione del credito, migliorare i tempi d’incasso e ridurre lo scostamento fra liquidità prevista ed effettiva, la soluzione permette di organizzare in modo flessibile il recupero crediti indicando, caso per caso, le attività di recupero e le sequenze di esecuzione.
- Tesoreria
Aiuta la gestione delle relazioni bancarie con una vasta gamma di funzioni, che, integrandosi con altre informazioni aziendali, consentono di controllare condizioni e andamento dei rapporti, di effettuare analisi e previsioni dei flussi di liquidità, di valutare opportunità e redditività delle operazioni finanziarie.
Le statistiche permettono di valutare la posizione dell'azienda nei confronti delle banche, le operazioni e le aziende di credito privilegiate, la misura e il numero dei giorni mediamente utilizzati. Il preventivo indica quale sarà la necessità o la disponibilità finanziaria, diversificata sia per divisa che per banca.
- Analitica
Consente di effettuare il controllo dei costi nell'ambito del processo di controllo di gestione, per monitorare spese, ricavi e produttività delle singole unità aziendali (Activity Based Costing). Uno dei valori aggiunti riguarda l'attribuzione dei fenomeni in base alla data di competenza anziché alle scritture contabili.
È uno strumento flessibile per individuare unità di business, definire i corrispondenti centri di attività e/o commesse, rilevarne costi e ricavi a valore e quantità. Permette inoltre di effettuare, per ogni centro/commessa, il ribaltamento degli importi parziali o totali attribuiti in funzione di quote fisse (%) o variabili (misure) su piani di ripartizione, costruiti anche su più livelli e con possibilità di analisi per ciascuno. Il budget dettagliato amplia le opportunità di analisi con la rilevazione degli scostamenti tra obiettivi previsionali e risultati a consuntivo.
- Provvigioni
Aiuta a risolvere le problematiche legate ai rapporti tra azienda e agenti.
Partendo dai dati delle provvigioni, ne consente modifica e integrazione con anticipi, rimborsi, quote fisse, premi. In base al tipo ed alla periodicità della liquidazione, è possibile ottemperare alle esigenze di calcolo, gestire gli anticipi, calcolare gli indici fiscali, generare le registrazioni contabili (in Contabilità Aziendale) o extracontabili (in Contabilità Analitica) delle anticipazioni di costi futuri a medio termine (provvigioni da maturare) ed a breve termine (provvigioni maturate).
- Controllo
È uno strumento flessibile per riclassificare i dati sia contabili sia gestionali ed effettuare l'analisi di bilancio partendo da un dato aggregato per arrivare al singolo movimento.
È possibile definire tante strutture di riclassifica quante sono le logiche di lettura dei valori di bilancio. L’analisi avviene sia a livello aziendale che per unità organizzativa, con saldi derivanti dalla contabilità (definitivi e/o provvisori, eventualmente rettificati), dall'analitica (relativi a voci, centri e/o commesse) e/o da entrambe. Si possono inoltre definire più budget per centri/commesse con dettagli (voce di spesa) sia bottom-up che top-down, alimentati tramite uno strumento di produttività individuale. Un budget può essere monitorato a fronte di richieste di acquisto, di ordini, di ricevimento merce e di ricevimento fattura.
- InContact (note spese)
La soluzione è lo strumento B2E (Business to Employee) per automatizzare le operazioni quotidiane di consuntivazione (anche remota) di spese e attività dei collaboratori, ovunque siano ubicati.
La soluzione permette di gestire ogni aspetto del rimborso spese (limiti di spesa, utilizzo di carte di credito aziendali, fondo di dotazione anticipato, rimborsi chilometrici, utilizzo buoni pasto) accelerando le attività di controllo e approvazione. In particolare, permette di automatizzare le notifiche per le richieste di approvazione e le risposte di accettazione o rifiuto attraverso canali come e-mail ed sms.
Tutti gli accessi sono controllati da rigorosi meccanismi di sicurezza: ogni utente, in base al profilo assegnato, ha la facoltà di accedere solo alle funzioni a lui riservate. La collocazione temporale delle spese è facilitata da un calendario online, mentre la registrazione dei valori può essere controllata sulla base di parametri diversi (causali predefinite di attribuzione delle spese, rimborsi chilometrici, distanze, spese sostenute con carta di credito aziendale).
